Cómo promocionar un evento para hacer de este un éxito

La organización de un evento debe hacerse con sumo cuidado, y sin dejar fuera ningún aspecto. No solo en lo relativo a su puesta en marcha y planificación, algo de lo que suelen ocuparse personas con experiencia en organización y diseño de experiencias culturales de todo tipo. También hay que cuidar escrupulosamente la difusión de su celebración, porque si poca gente está informada de su existencia, se corre el riesgo de que el índice de asistencia sea un fracaso. Por ello, hay que saber cómo promocionar un evento para que sea un éxito.

Para poder llevar a cabo la promoción de un evento puedes realizar diversas acciones. Además, dispones de todo tipo de canales para darle difusión y que llegue al mayor número de personas posibles. Eso sí, no es algo que deba hacerse sin ningún tipo de planificación. Hay que programar con mucho cuidado todas las acciones a realizar, para que no quede nada al descuido. Descubre cómo puedes promocionar un evento para que acuda mucha gente y sea, además, un éxito.

Cómo promocionar un evento: qué hacer antes de empezar

Antes de decidir cómo promocionar un evento hay que dar varios pasos previos. Si es posible, quienes vayan a promocionarlo incluso tienen que participar en su organización. De esta manera, conocerán en profundidad todos sus secretos. Posteriormente, se puede utilizar esta información, siempre con permiso, en la promoción del evento. Con el evento ya planificado, llega el momento de centrarse en su promoción.

En primer lugar, hay que saber si se cuenta con un presupuesto para su promoción. Lógicamente, cuanto más elevado sea este, más posibilidades habrá. Pero si no cuentas con presupuesto para acciones promocionales, no te preocupes. Aun así, existen cauces para poder promocionar un evento gratis, sin tener que invertir dinero en ello.

Después hay que hacer una selección de canales y medios en los que promocionar el evento. Y también saber a qué público objetivo se quiere dirigir la promoción. Porque en función de la temática y formato del evento, interesará más a un tipo y franja de edad de personas que a otros. Con el público objetivo claro, es el momento de seleccionar los medios y canales que el target suele utilizar. Porque no todos los tipos de personas acuden a los mismos para informarse o entretenerse.

Promoción en medios de comunicación y blogs

Dentro de los medios y canales a elegir para la promoción del evento están los distintos medios de comunicación: televisión, radio y periódicos (en papel y online). A ellos solo se podrá llegar, en principio, en caso de que se cuente con un presupuesto específico para publicidad. Pero no todo está perdido si no hay. En función del tipo de evento, se puede enviar una nota de prensa informando de su celebración a medios y periodistas que tengan relación con su temática. No te olvides del seguimiento: tras el envío de la nota, haz una ronda de llamadas periódicas para mantener el contacto y generar así un vínculo estratégico con los periodistas.

En caso de que el evento sea de cierta envergadura, también se puede convocar a los medios para que asistan a él e informen después de lo que pase a lo largo del evento. Porque la promoción de un evento no tiene que ser únicamente previa. Si se consigue que se hable de él después de que se haya celebrado, su éxito será mayor.

En las convocatorias a medios no hay que olvidarse de medios online ni de blogs especializados en el tema del que trate el evento. También hay que enviarles la información y, si procede, convocarles. Eso sí, hay que seleccionarlos cuidadosamente, lo mismo que sucede con el resto de medios tradicionales.

Promoción del evento en redes sociales

A pesar de que en redes sociales también se puede contratar publicidad para promocionar un evento, es más sencillo darle publicidad sin necesidad de gastar dinero. Solo es necesario contar con una estrategia adecuada para ello. En el caso de las redes sociales, permite tener un control total de la difusión que se dé al mismo. Tanto antes de que se celebre, como durante, como después.

Antes de la celebración se pueden planificar varias campañas en redes como Twitter para dar difusión al mismo, creando un hashtag específico para la ocasión. Con él, además de descubrir quién está interesado en el evento, también se puede estudiar la difusión que tiene. Para amplificar su difusión se puede contar con el apoyo de empresas que vayan a participar en el evento, ponentes en las charlas o conferencias si se dan, etc. También se puede contactar con empresas, asociaciones o entidades afines o interesadas en él para que se sumen a la campaña. En otras redes, menos inmediatas, bastará con informar de la celebración del evento, aunque en Facebook se puede crear un evento en la página de la entidad que lo promueve e invitar a gente a la que le guste la página al evento.

Cuando se celebre el evento, las redes sociales pueden servir para difundir lo que está sucediendo en él. Para ello se puede recurrir a citas de quien hable en el evento en Twitter si se trata de una conferencia, imágenes y vídeos cortos en Facebook e Instagram, e incluso en LinkedIn, en función del público objetivo y el tipo de evento. De esta manera, se generará expectación online sobre el evento.

Además, se puede promover que los propios asistentes al evento amplifiquen el alcance de este. Para ello, se fomentará que comenten en sus redes sociales lo que están haciendo, lo que ven o fragmentos de las charlas. Al inicio del mismo, para tener después localizados los mensajes y ver su repercusión, se les puede informar de un hashtag creado para la celebración del evento. De esta forma, se facilitará que la gente busque en redes información sobre lo que está pasando en él, o de lo que sucederá si se utiliza previamente para promocionarlo también. Tras el mismo, se puede hacer un resumen de lo que sucedió durante su transcurso. Así puedes dar a conocer no solo lo que pasó en él a modo de resumen, sino también dar a entender que fue un éxito.

Como verás, saber cómo promocionar un evento no es una tarea menor. Se trata de un proceso muy importante para garantizar su éxito, que debe planificarse cuidadosamente. También debe realizarse de manera metódica e intentar no dejar nada al azar.